At Sakana AI, we are advancing world-class R&D through unique generative AI techniques inspired by nature. Our Product Team is on a mission to leverage our proprietary research to conceptualize and launch AI products that defy traditional boundaries. Through our proprietary products including Sakana Chat 🐟, Sakana Marlin 🐬, and Sakana Fugu 🐡, we deliver this value to enterprises and government agencies in Japan and globally.
This position is the first dedicated Sales Operations member within the Product Team. Working closely with our Account Executives and product leadership, you will keep our CRM accurate and up to date, build the reports and dashboards that drive decision-making, and make sure our sales process runs smoothly day to day. Our GTM is product-driven and built for repeatability and scalability; the data and operational discipline you bring will be the foundation on which that engine scales.
Responsibilities
- Own CRM data management: maintain accurate account, contact, lead, opportunity, and activity records; define and enforce data entry rules; and run regular data cleansing and deduplication
- Build and maintain sales pipeline, forecast, and KPI reports and dashboards; deliver weekly and monthly reporting to sales and product leadership
- Consolidate data across the CRM, spreadsheets, and other business tools, and automate recurring reporting wherever possible, including by leveraging AI tools
- Support the sales team’s day-to-day operations: lead routing and assignment, meeting and deal logging, quote and proposal document preparation, and contract-related administrative tasks in coordination with Legal and Finance
- Document and continuously improve sales processes, pipeline stage definitions, and operating rules; create manuals and onboard new sales members to CRM and tools
- Administer and configure the CRM and related sales tools (e.g., MA tools, e-signature, scheduling), including data model design, workflow automation, and user management
- Analyze pipeline health, conversion rates, sales cycle length, and win/loss trends; surface insights and improvement proposals to sales and product leadership
- Coordinate with Marketing on lead handoff and campaign tracking, and with Finance on revenue recognition, invoicing data, and sales target management
- Support the execution of sales events, webinars, and customer-facing materials from an operational standpoint
- Communicate smoothly with global team members using both Japanese and English
Qualifications
- 3+ years of experience in sales operations, sales administration, sales planning, inside sales, or back-office support for a B2B sales organization (SaaS or technology company preferred)
- Strong data handling skills; ability to build and maintain reports and dashboards independently using spreadsheets and CRM reporting functions
- Hands-on experience operating or administering a CRM / SFA tool including data maintenance, report creation, and basic configuration
- Strong attention to detail and a high standard for data accuracy; ability to design and enforce rules that keep data clean
- Ability to manage multiple requests from different stakeholders, prioritize effectively, and close tasks on schedule
- Proactive attitude toward process improvement; comfortable building operating rules and documentation from scratch in an unestablished, fast-paced startup environment
- Business-level Japanese and English (reading, writing, and routine communication with both Japanese and global team members)
- Experience administering a modern CRM, including workflow automation and integrations with other tools (Preferred)
- Experience with BI tools, SQL, or automating operations with scripts or AI tools (Preferred)
- Experience with marketing automation tools and lead management processes (Preferred)
- Experience as an early operations hire at a startup or in building sales operations from zero (Preferred)
- Interest in generative AI and LLM products and willingness to learn about our products and customers (Preferred)
Notes
- CV and cover letter must be submitted in English
- Candidates will be asked to submit an assignment after passing the initial document screening
- Available for full-time, contract (24+ hours/week), or internship (2+ months, 24+ hours/week)
Sales Operations（GTM）
Sakana AIでは、自然界から発想を得るユニークな生成AI技術により、世界に先駆ける研究開発を行っています。プロダクトチームでは、独自の研究成果を活かして既存の枠にとらわれないAIプロダクトを構想、市場投入することをミッションとし、Sakana Chat 🐟・Sakana Marlin 🐬・Sakana Fugu 🐡をはじめとする自社プロダクトを通じて、その価値を日本および世界の企業や官公庁に届けています。
本ポジションは、プロダクトチームにおける最初のセールスオペレーション担当です。アカウントエグゼクティブやプロダクトリーダーと密に連携しながら、CRMのデータを正確に保ち、意思決定に必要なレポートやダッシュボードを作成し、営業プロセスが日々円滑に回るよう支える役割を担います。私たちのGTMはプロダクトドリブンであり、再現性とスケールを前提としています。あなたがもたらすデータとオペレーションの規律が、その仕組みを拡大していくための基盤となります。
役割と責任
- CRMのデータ管理を担う。取引先・担当者・リード・商談・活動履歴を正確に保ち、入力ルールを定めて運用を徹底し、定期的なデータクレンジングや名寄せ・重複排除を実施する。
- パイプライン・売上予測・KPIのレポートやダッシュボードを作成・更新し、営業およびプロダクトのリーダーに週次・月次で報告する。
- CRM、スプレッドシート、その他の業務ツールに散在するデータを集約し、AIツールの活用も含めて定型レポーティングを可能な限り自動化する。
- 営業チームの日常業務をサポートする。リードの振り分け、商談・面談の記録、見積書や提案書類の準備、法務・財務と連携した契約関連の事務手続きなど。
- 営業プロセス、パイプラインのステージ定義、運用ルールを文書化し、継続的に改善する。マニュアルを作成し、新しく参画する営業メンバーへのCRMやツールのオンボーディングを行う。
- CRMおよび関連する営業ツール（MAツール、電子契約、日程調整ツールなど）の管理・設定を担う。データモデルの設計、ワークフローの自動化、ユーザー管理を含む。
- パイプラインの健全性、転換率、商談サイクル、受注・失注の傾向を分析し、インサイトや改善提案を営業およびプロダクトのリーダーに提示する。
- マーケティングチームとはリードの引き継ぎやキャンペーンのトラッキングについて、財務チームとは売上計上・請求データ・営業目標の管理について連携する。
- 営業イベント、ウェビナー、顧客向け資料の準備をオペレーション面から支援する。
- 日本語と英語の双方を用い、グローバルなチームメンバーと円滑にコミュニケーションを行う。
応募資格およびスキル
- B2B営業組織におけるセールスオペレーション、営業事務、営業企画、インサイドセールス、またはバックオフィス支援の実務経験3年以上（SaaSまたはテクノロジー企業での経験があれば尚可）
- 高いデータハンドリング力。スプレッドシートやCRMのレポート機能を用いて、レポートやダッシュボードを自ら構築・運用できること
- CRM / SFAツールの運用または管理経験。データメンテナンス、レポート作成、基本的な設定を含む
- 細部への高い注意力とデータの正確性に対する高い基準。データを綺麗に保つためのルールを設計し、運用を徹底できること
- 複数のステークホルダーからの依頼を同時に管理し、優先順位をつけ、期限どおりに完了させる力
- 業務改善に対する主体的な姿勢。確立された型のないスピード感のあるスタートアップ環境において、運用ルールやドキュメントをゼロから整備できること
- ビジネスレベルの日本語および英語（読み書き、および日本と海外双方のチームメンバーとの日常的なコミュニケーション）
- モダンなCRMの管理経験。ワークフローの自動化や他ツールとの連携を含む（あれば尚可）
- BIツール、SQL、またはスクリプトやAIツールによる業務自動化の経験（あれば尚可）
- マーケティングオートメーションツールやリード管理プロセスの経験（あれば尚可）
- スタートアップにおける初期のオペレーション担当、またはセールスオペレーションをゼロから構築した経験（あれば尚可）
- 生成AIやLLMプロダクトへの関心があり、自社プロダクトや顧客について学ぶ意欲があること（あれば尚可）
備考
- CVとカバーレターは英文で提出してください
- 書類選考の通過後に課題の提出を行っていただきます
- フルタイム契約だけでなく、業務委託（週24時間以上）、インターンシップ（2ヶ月間以上・週24時間以上）の形態も可とします
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